Sürdürülebilir rekabet için; lojistik audit

Otomotivden perakendeye, bankaların kredi kartı dağıtımından, e-ticaret sitelerinin sattıkları ürünlerinin teslimi, beğenilen ürünlerin sürekli raflarda bulunamamasına kadar birçok şikayetlerin dile getirildiği sikayetimvar.com sitesi var. Dikkatimi çekti! Sitede neredeyse her beş müşteri şikayetinin ikisi lojistik kaynaklı! Kalıcı rekabet avantaj yaratmak için ürünün daha kaliteli, daha kullanışlı, daha uygun fiyatlı ve daha hızlı olarak pazara sunulması esas. Rekabeti bir şirket kültürü olarak benimsemiş şirketlerde tedarikçilerin yeteneklerini paylaşarak, nasıl yapıldığından daha çok sonuca odaklanmanın önemini daha önceki yazılarımda belirtmiştim. Bu yazımda da lojistik denetimini (audit) örnekleyeceğim.

Etkin lojistik yönetimi; müşteri memnuniyetine odaklı, talep edilen ürünü, istenilen zamanda istenilen yerde sunmaktır. Müşteri hizmeti, envanter planlama, gümrükleme, sipariş yönetimi, elleçleme, yedek parça, servis, fire-atık yönetimi, paketleme, iade mal yönetimi, nakliye, depolama, dağıtım süreçlerinden oluşmaktadır. Dolayısıyla lojistik yönetiminin etkinliğini hammadde kaynaklarından son tüketiciye kadar tüm süreç bir bütün olarak ele alınması önemli. Bunu da; üst yönetimin, müşteri hizmeti ile onu sağlayacak sistemin yürütülmesi ve sistemin denetimi belirleyecektir. Müşteri odaklı olmayan organizasyonlar denetimi önemsemezler. Lojistik unsurları ayrı birimlerde yöneterek, yaratılacak değeri azaltırlar. Rekabetçi şirketler etkin lojistik yönetimleriyle uzun vadeli müşteri memnuniyeti ve sadakati ile sürdürülebilir k‰rlar yakalamaktadırlar.

Müşteri değerini artırmak isteyen kurumlar salt iç hedeflere yönelik olmayan, son müşteriye odaklı organizasyon sistemleri tasarlamalıdır. Bu organizasyon içinde denetim sürdürülebilir k‰r için esastır. Denetim, sadece faaliyet tabanlı maliyetlere odaklanmakla kalmamalı, işletme yönetiminin hedeflediği kritik başarı faktörlerine ulaşılıp ulaşılmadığını ve gelişmeleri de sorgulamalıdır. Bu şekilde işletmenin varlıklarını ne oranda verimli kullanıldığının izlenebilmesi, k‰rlılığını ve rekabet gücünün sürdürülebilirliği için denetim olmazsa olmaz.

Etkin bir lojistik denetim için bir takım kurulmalıdır. Takımda satın alma, üretim, planlama, satış, dağıtım ve finans bölümlerinden temsilcilerin katılımıyla en az 4 en çok 6 kişilik denetim ekibi bulunmalıdır. En azından yılda bir kez de şirket dışından üçüncü bir gözü de bu sürece dahil etmek daha çok değer yaratabileceği ve denetim sürecinin en az 3, en çok 8 hafta sürebileceği unutulmamalıdır. Proje lideri süreci ele alarak, görev dağılımını yapıp, aksiyon planını, tüm alt süreci ve performans göstergelerini takıma açıklayarak, 6 adımlık bu süreci başlatacaktır.

Altı adımda denetim (audit) süreci:

İlgili denetim sürecinin ilk adımı müşterilerle ilişkilerin denetimidir. Müşteriden başlaması ve müşteriyle iç içe olan sahadaki tüm ilgilerin görüşleri çok önemlidir. Müşteriden elde edilecek her bilgi gerek yeni iş geliştirme, gerekse de müşteri memnuniyeti için önemsenmelidir.

İkinci adımda lojistik planlama sürecinin denetimidir. Planlanmış ve hedeflenmiş maliyet, servis düzeyi, çevrim zamanlarını güncel piyasa verileriyle kıyaslanması gerekmektedir. Planlar ilgili tüm süreçte çalışanlar ve tedarikçilerle paylaşılmış mı? İş planları herkesin anlayabileceği gibi anlaşılır mı? vs. sorgulanmalıdır.

Üçüncü adımda operasyon sürecinin denetimi vardır. Maliyet artışı, üretim bozuklukları, envanter tutarsızlığı, bilgi işlem altyapısının ara yazılım geliştirilerek tedarikçilerle paylaşılması, doküman kargaşası, bütçe çeşitliliği gibi sorunlar denetim disiplinini aksatmaktadır. Kullanılmayan personel veya ekipman, güvenli olmayan faaliyetler, verimsiz depo yerleşimi, ürün çevrim döngüsünün uzun olması, malzemelerle ilgili sürekli bilgi kalitesi, stok hareketlerinin analizi, depoya açılan siparişlerin üretim bandında tamlığı, nakliye, gümrükleme, depolama, sipariş yönetimi süreçlerinin birbiri ile uyumu gibi konuların değerlendirilmesi esastır.

Dördüncü adımda tedarikçi ilişkilerinin denetlenmesi vardır. Firma en düşük fiyat hedefiyle tedarikçilerini rakip olarak mı algılamaktadır? Ödül-ceza sistemi uygulanmakta ve tedarikçi performans ölçüm yöntemleri etkin midir? Tedarikçilerle hedeflerini üretim planları, müşteri talepleri, şikayetleri, satış rakamları paylaşılmakta mıdır? Kilit tedarikçilerle süreç geliştirme, ortak gelişim konularında işbirlikleri yapmakta mıdır? Tedarik kararlarında değer analizi yapılmakta mıdır?

Beşinci adımda performans kriterlerinin denetimi bulunmaktadır. Tüm lojistik sürecin ne kadar etkin ve verimli yönetildiğinin tespitidir. Zamanında teslim, birim başına depo, nakliye, sipariş maliyeti, depoya geçilen siparişlerin karşılanmaması, ABC stoklarının toplam emniyet stoğu içinde oranı, gümrük mevzuat değişikliğinin işletmeye sağladığı faydadan zamanında bilgilendirmeme bedelinin toplam gümrük müşavirlik hizmeti cirosu içinde ki oranı gibi çeşitli kriterlerle tüm lojistik sürecin performansını ölçmek esastır.

Altıncı ve son adım ise; sapmaların analizi ve düzeltici faaliyetlerin belirlenmesidir. Tüm süreçte etkisiz ve verimsiz işleyiş saptanması ve olası bütçe ve sektör kıyaslarından çıkacak sonuçların raporlanarak, aksiyon planı haline getirilmesidir.

Etkin lojistik denetimiyle; teslim performansının ve sipariş karşılama oranı iyileştirilmesi, tedarik çevrim süresinin kısaltılması lojistik giderlerin ve ürünün pazara çıkarılma maliyetinin azaltılmasıyla rakiplere göre daha kalıcı rekabet avantajı sağlayacaktır. Denetim etkinliğiyle para temin etme süresi kısalacaktır. Kısaca; sürdürülebilir rekabet için operasyonel etkinlik izlenebilirlik sağlanmış, ürün geliştirebilmek için sahadan veri tedarik altyapısı kurulmuş olacaktır.