Ürün satın alırken kazanılır

Daha önceki yazılarımızda satış ve üretim bütçesini insan vücudunun işleyişine benzeterek anlatmıştık. İşletmenin kalbinin satış departmanı olduğunu, alınan gıdalardan besin elde edilmesinin de üretim bütçesi ile benzer işlevleri olduğunu söylemiştik. Bütçelerimizi oluşturmaya devam edersek üretim bütçesinden sonraki aşamalardan birinin satınalma bütçesi olduğunu görürüz. Hangi ürünü, ne zaman, ne kadar üreteceğimizi belirledikten sonra şimdi bu ürünleri üretmek için üretimde kullanmak için hangi hammadde ve yardımcı maddelere, ne kadar ve ne zaman ihtiyacımız olduğunu tespit etmemiz gerekecektir.

Bu çerçevede hem satınalma maliyetlerini düşürmek hem de etkin bir tedarik zinciri yönetimi yapabilmek için doğru bir satınalma bütçesi yapılması şarttır. Doğru ve gerçekçi hedefler sonucu oluşturulmuş satış ve üretim bütçeleri göz önünde bulundurularak hazırlanmış bir satınalma bütçe zincirin en önemli halkalarından biri, belki de en önemli halkasıdır. Çünkü üretim yapan işletmelerde satınalma maliyetleri toplam maliyetlerin %65-70'lik bir kısmını oluşturmaktadır ve bu kalemde yapılacak çok küçük tasarruflar işletmeye büyük paralar kazanmasına yardımcı olacaktır.

Satınalma bütçesinin öneminden bahsettikten sonra isterseniz biraz da satın alma bütçesinin nasıl hazırlanması gerektiğini anlatalım: Önce üretilmesi planlanan ürünlerin üretimlerinde kullanılacak hammadde ve yardımcı maddelerin ve bunların kullanım oranlarının belirlenmesi gerekmektedir.

Satınalma Bütçesi İle Cevaplandırılacak Sorular           .

Bir önceki örneklerde bahsettiğimiz şekerli pasta ile ilgili hammaddeler ve bunların kullanım oranları Tablo 1'de bulunmaktadır. Buna göre 1 kutu şekerli pasta üretmek için 350 gr un, 250 gr şeker, 3 adet yumurta ve 200 gr süt gerektiği ürün reçetesinden görülmektedir. Çeyreklere göre hedef üretim miktarları da göz önünde bulundurulduğunda, yıl sonuna kadar toplam 40.775 kg un, 29.125 kg şeker, 349.500 yumurta ve 23.300 kg süt kullanılacağı görülmektedir.

Bu tablo ile TAM Gıda A.Ş.'de üretilen şekerli pasta için ürün ağacını ve kullanım bütçesini oluşturmuş olduk. Bunu tüm ürünler için uygulamamız gerekecektir.

Kullanım Miktarı Formülü;

Daha sonra farklı mamullerde kullanılan aynı hammaddelerin toplam kullanım miktarları toplanarak satınalma bütçesine geçiş yapılır. Satınalma bütçesi, hammadde, yardımcı maddeler ve ambalaj maddeleri bazında olmak üzere üç grupta oluşturulur. Burada devreye üretim bütçesinde olduğu gibi stoklar ve stok politikaları girmektedir.

Dönem Başı ve Dönem Sonu Stok hammadde stok politikalarının belirlenmesi gerekmektedir. Doğru bir stok politikasıyla üretimde risk yaşanmaması sağlanacak ve maliyetler düşecektir. Bazı maddelerin ileride fiyatlarının artacağı göz önünde bulundurularak belki fiyatları düşükken alınacaktır. Ya da bozulması olası hammaddeler kullanılıyorsa, gıda sektöründe olduğu gibi, elde fazla stok bulundurulmayacak ve israfa neden olunmayacaktır.

Satınalma Bütçesi Oluşumu

Örneğimizdeki TAM Gıda A.Ş'nin ürünü olan Şekerli Pasta üretimi için gerekli madde kullanımlarını Tablo 1'de göstermiştik. Şimdi de bu maddelerden ne kadar ve hangi fiyattan alınacağı; bu maddelere ilişkin stok değerlerini Tablo 2'de gösterelim:

Tabloya göre; un birim fiyatı 1,75 TL/Kg şeker 1,3 TL/Kg yumurta 0,1 TL/Adet ve süt ise 0,7 TL/Kg'dır. Ayrıca birim fiyatlarda yıl boyunca bir artış öngörülmemiştir.

Un için 1. çeyrek değerlendirilecek olursa; ilk çeyrekte 9.450 kg un kullanılacaktır. Dönem başında yani geçen yıldan elimizde kalan 950 kg un bulunmaktadır. Bir sonraki çeyrek kullanım miktarının %10'u olan 1.050 kg un da ilk çeyrek sonunda işletmede Dönem Sonu Stok olarak bulundurulacaktır.

Buna göre satınalma bütçesi formülü;

9.450 + 1.050 - 950 =9.550 kg un ilk çeyrekte satın alınacaktır. Un birim fiyatının da 1,75 TL/Kg olduğu göz önünde bulundurulursa; 9.550 x 1,75 = 16.713 TL ilk çeyrek un satınalma maliyeti olarak bulunacaktır. Bu işlem diğer hammaddeler için de yapılacak olursa ilk çeyrek için toplam satınalma maliyetimiz 36.592 TL olurken, yıllık satınalma maliyetimizin 159.820 TL olduğu görülecektir.

Stok politikasının takibi satınalma bütçesi için önemli bir parametredir. Bunun için "Satınalma ve Stok Kontrol Grafiği"nden faydalanmak gerekir. Grafik 1'de satınalma ve stok kontrol grafiğinde stoklardaki değişim ve sipariş zamanları da görülmektedir. A noktası 1. çeyrek bazında stokumuzda bulunan un miktarını göstermektedir. İlk çeyrek un için hedeflenen satınalma miktarı 9.550 kg'dır ve C noktası bunu göstermektedir. B noktasında ise Sipariş noktası düzeyini göstermektedir. Stoklarımız bu seviyenin altına indiği anda sipariş verilmesi gerektiğini anlatmaktadır. Diğer çeyrekler için de stokları kontrol edecek olursak, maksimum ve minimum stok seviyeleri arasında olduğu görülmektedir.

Satınalma bütçesini yaptıktan sonra, bazı rasyoları kullanarak, malzeme verimliliği ve satınalma maliyetleri konusunda analizler yapabiliriz: 

" Malzeme maliyeti verimi = (Üretilen Miktar x Birim Standart Malz.Miktarı x Standart Malz.Maliyeti / Gerçekleşen Malzeme Maliyeti ) x 100

" Malzeme maliyeti verimi = (Üretilen Miktar x Birim Standart Malz.Miktarı x Standart Malz.Maliyeti / Gerçekleşen Malzeme Maliyeti ) x 100

" Direkt Malzeme Giderleri / Standart Malzeme Miktarı

" (Yardımcı ( İşletme ) Malzeme Maliyeti / Direkt Malzeme Maliyeti ) X 100

" (Yardımcı Malzeme Maliyeti / Toplam Malzeme Maliyeti ) X 100

" (Toplam Maliyet / Üretim Miktarı )

" Satıcılar ve Satın Alma Kalitesi =  Alacaklı hesap / Ortalama günlük alımlar

" Stok Devir Oranı = Satışlar veya satılan mallar maliyetleri / Ortalama Stok (Dönem ortalaması)

Satınalma maliyetleri hesaplandıktan sonra, sıra direkt işçilik ve genel üretim giderlerinin bütçelenmesine gelmektedir. Bunun için bir sonraki yazımızda direkt işçilik ve genel üretim giderleri bütçesi hazırlama tekniklerinden bahsedilecektir.