Yatırım kuruluşlarında yeni belge ve kayıt düzeni

Son dönemlerde Türk sermaye piyasasında önemli yenilikler içeren ikincil düzenlemeler peş peşe yürürlüğe girdi. Bu düzenlemeler içinde önemli bir yere sahip olan yatırım kuruluşlarının belge ve kayıt düzenine ilişkin tebliğ (III.45.1. Yatırım Hizmet ve Faaliyetlerine ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni Hakkında Tebliğ) 1 Ağustos 2015 tarihli Resmi Gazete’de yayımlandı. Tebliğ birkaç madde dışında 1 Ekim 2015 tarihinde yürürlüğe girecek olup, önemli yenilikler içermektedir. Yenilikler yatırım kuruluşlarını yani aracı kurum ve bankaları ilgilendirdiği kadar yatırımcıları da ilgilendirmektedir. 

Bilindiği gibi türev araçlar, kaldıraçlı işlemler ve pay piyasası işlemlerinin belge ve kaydı konusunda ayrı ayrı tebliğler bulunmaktaydı. Yeni tebliğ ile üç farklı tebliğde dağınık ve aynı konuda birbirinden farklı hükümler içeren hükümler tek düzenleme altında toplanmıştır. 

Kısaca yeniliklere değinecek olursak; yatırımcılarla imzalanacak olan çerçeve sözleşmelerin Finansal Hizmetlere İlişkin Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak elektronik ortamda da düzenlenebilmesine imkan tanınmıştır. Ayrıca sözleşmelerdeki değişikliklerin de yine yatırımcıların şifreleri ile eriştikleri elektronik ortamda, “değişiklikleri okudukları ve anladıklarına” ilişkin verdikleri onay ile yapılabilmesi mümkün hale getirilmiştir. 

Bir diğer husus, belgelerin saklanma süresi ile ilgilidir. Belgelerin saklanma süresi Türk Ticaret Kanuna paralel olarak 5 yıldan 10 yıla çıkarılmıştır. Ayrıca ses kayıtlarını saklama süresi de 2 yıldan 3 yıla çıkarılmıştır. Önemli yeniliklerden birisi de belgelerin aslı yanında birer örneğinin de yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklanması zorunluluğudur. 

Belgelerin kapsamının da genişlediğini ifade etmek gerekmektedir. Eski düzenlemelerde sadece emirlere ilişkin ses kayıtları ve belgelerin saklanması öngörülmüşken, yeni Tebliğ’de yatırım hizmet ve faaliyetleri ile yan hizmetler kapsamında yatırım kuruluşlarının ürettikleri ve aldıkları her türlü belge ve ses kaydını saklamaları zorunlu hale getirilmiştir. Bu konuda daha da ayrıntılı düzenlemeler yapılarak müşteri şikayetlerine ilişkin belgeler ile yatırım danışmanlığı, genel yatırım tavsiyesi ve saklama faaliyetlerinde tutulacak kayıtlara ve saklanacak belgelere ilişkin hükümler ihdas edilmiştir. Örnek olarak, yeni düzenleme uyarınca yatırım danışmanlığı kapsamında verilen tavsiyelere ilişkin analiz notları, haberler gibi destekleyici belgeler 10 yıl süre ile saklanmalıdır. 

Önemli bir diğer değişiklik ise, ilk kez tezgah üstü işlemlere ilişkin düzenlenecek bilgi ve belgelere yönelik düzenleme yapılmış olmasıdır. Hem bankalar hem aracı kurumlar yapacakları forward, swap gibi tezgah üstü işlemlerde bu düzenlemelere uymak zorundadırlar.

Bilindiği gibi eski düzenlemede müşteri emir formlarının müteselsil sıra numarası taşıması gerekiyordu ve bu da farklı kanallardan emir ileten aracı kurumlar açısından problemler yaşanmasına neden oluyordu. Yeni düzenlemede bu konuda müteselsil numara zorunluluğunun emrin borsaya eriştiği kanal bazında olması gerektiği ifade edilerek sorun giderilmiştir. 

Yatırım kuruluşları açısından önemli bir diğer husus olarak müşteri emir formu seans takip formu gibi belgelerin elektronik ortamda izlenebilmesi mümkün hale gelmiştir.

Müşteri şikayetlerinde kilit rol oynayan hesap ekstrelerine ilişkin olarak ise genel müşteriler ve profesyonel müşteri açısından farklı düzenlemeler getirilmiştir. Genel müşterilerin artık “bana ekstre göndermeyin” deme lüksü bulunmamakta olup, bu müşterilere zorunlu olarak her ay ekstre gönderilmesi gerekmektedir. Ancak burada bir kolaylık sağlanmış olup, ekstrenin müşterinin elektronik posta adresine gönderilmesi veya müşteriye elektronik ortamda erişim sağlanması durumunda ekstre gönderim yükümlülüğü sağlanmış olabilmektedir. Profesyonel müşterilere ise talep etmeleri durumunda ekstre gönderilmeyebilecektir.

Son olarak, yatırım kuruluşlarının sermaye piyasası aracı işlemleri ile ilgili muhasebe kayıtlarını defterlere işleme süresi takas süresini takip eden ilk iş günü olarak değiştirilmiştir. 

Sonuç olarak, yeni düzenleme daha çevreci bir yaklaşımla işlemlerin ve kayıtların elektronik ortamda gerçekleşmesine imkan verirken, yatırım kuruluşlarının elektronik ve bilgi işlem alt yapıları konusunda ayrıntılı hükümler getirmiştir. Yeni düzenlemenin sektörün talep ve ihtiyaçlarına cevap veren bir yapıda olduğu düşünülmektedir.