Yeni TTK çerçevesinde ticari defterlere ilişkin esaslar
Yavuz AKBULAK / SPK Başkanlık Danışmanı
Bilindiği üzere ticari defterler ülkemiz mevcut hukuk sisteminde 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) ile 6762 Sayılı Meri Türk Ticaret Kanunu'nda (Meri TTK) düzenlenmiş olup, VUK'da m.182-226 arasında, Meri TTK'da ise m.66-86 arasında konuya ilişkin düzenleme yapılmıştır. VUK, bilanço ve işletme hesabı esasına göre defter tutmayı düzenlemekte, bilanço esasına göre yevmiye defteri, defterikebir ve envanter (mevcudat ve muvazene) defteri, işletme hesabı esasına göre ise işletme hesabı defteri tutulmasını emretmekte; Meri TTK'da da aynı defterler sayılmaktadır. Bu defterlere karar defterini de eklemek gerekir. İşbu yazıda esasen 6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu'nda (Yeni TTK) yer alan esaslar işlenecektir.
Yeni TTK'ya göre, her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle malvarlığı durumunu, Türkiye Muhasebe Standartları'na (TMS) ve Yeni TTK'da yer alan esaslara göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, yapılacak incelemelerde işletmenin faaliyetleri ve mali durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir. Tacirler, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdürler. Ticari defterler, açılış ve kapanışlarında noterce onaylanır; kapanış onayları, izleyen faaliyet döneminin Haziran ayının sonuna kadar yapılır. Şirketlerin kuruluşunda defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlüklerince de onaylanabilir. Açılış onayı noterce yapıldığında noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmelerin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterler olup, yevmiye, defteri kebir ve envanter defteri dışında tutulacak defterler Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu (TMSK) tarafından belirlenir (Yeni TTK m.64).
Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur. Kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığında bunların anlamları açıkça belirtilmelidir. Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır. Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yapılması yasaktır. Defterler ve gerekli diğer kayıtlar, olgu ve işlemleri saptayan belgelerin dosyalanması biçiminde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilir. Defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının sağlanması şarttır (Yeni TTK m.65). Tacirler, ticari faaliyetin başında ve her faaliyet döneminin sonunda, varlık ve borçlarının tutarlarının ilişkisini gösteren açılış bilançosu ile yıllık bilançoyu çıkarmak zorundadır. Açılış bilançosu, yılsonu finansal tablolarının yılsonu bilançosuna ilişkin hükümlerine tabidir. Tacir, gelir tablosu da hazırlar; bilanço ile gelir tablosu yılsonu finansal tablolarıdır (Yeni TTK m.68). Gerçek ve tüzel kişiler, ticari defterleri tutarken ve münferit/solo ve konsolide finansal tablolarını düzenlerken, TMSK tarafından yayımlanan TMS'ye, muhasebe ilkelerine ve bunların ayrılmaz parçası olan yorumlara aynen uymak ve uygulamak zorundadırlar (Yeni TTK m.88).
Her tacir; ticari defterleri, envanterleri, açılış ve ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, şirketler topluluğu/topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgeleri ile yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış olarak ve 10 (on) yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. Tacirler alınan ticari mektuplar ile gönderilen ticari mektupların suretlerini de saklamak zorunda olup, ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır. Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zarara uğrarsa tacir zararı öğrendiği tarihten itibaren 15 (onbeş) gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir. Gerçek kişi tacirin ölümünde mirasçıları ve ticareti terk ettiğinde kendisi defter ve kağıtları saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmi tasfiyesi durumunda veya tüzel kişi(lik) sona ermişse defter ve kağıtlar 10 (on) yıl süreyle sulh mahkemesince saklanır (Yeni TTK m.82).
Defter tutma yükümünü yerine getirmeyenler, belgelerin kopyasını sağlamayanlar, gerekli onayları yaptırmayanlar ve defterlerini uygun olarak tutmayanlar 200 (ikiyüz) günden az olmamak üzere; gerek ticari defterlerini tutarken, gerek münferit ve konsolide finansal tablolarını düzenlerken TMSK'nın esaslarına ve TMS'ye aykırı hareket edenler ise 100 (yüz) günden 300 (üçyüz) güne kadar adli para cezasıyla cezalandırılırlar. Yeni TTK'ya göre tutulmakla veya saklanmakla yükümlü olunan defter, kayıt ve belgeler ile bunlara ilişkin bilgileri, denetime tabi tutulan gerçek veya tüzel kişiye ait olup olmadığına bakılmaksızın, denetime yetkililerce istenmesine karşın vermeyenler veya eksik verenler ya da bu denetim elemanlarının görevlerini yapmalarını engelleyenler, fiilleri daha ağır cezayı gerektiren başka bir suç oluşturmadığı takdirde, 3 (üç) aydan 2 (iki) yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılırlar (Yeni TTK m.562).