16 °C
Serbest Kürsü
Serbest Kürsü

Etkin sonuçlar için toplantı yönetimi

Muhammed SATILMIŞ - Ekonomist

Toplantılar bir kurumdaki en önemli iletişim araçlarından birisidir. Yönetim Kurulu toplantısı, koordinasyon toplantısı, performans toplantısı, proje toplantısı, komite toplantısı, müşteri toplantısı, denetim toplantısı, değerlendirme toplantısı bunlardan bazıları. Kurumların ihtiyaçlarına göre onlarca, yüzlerce toplantı çeşidi sayılabilir.

Toplantıların etkin yönetimine ilişkin sıkça ihmal edilen ve toplam faydayı direkt etkileyen bazı hususları paylaşacağım. Toplantı katılımcılarının doğru belirlenmesi, gündem, içerik, hazırlık çalışmaları, etkin katılım, toplantı başkanının performansı gibi önemli ayrıntılar layıkıyla organize ve icra edildikten sonra neler yaşanabileceğini ele alacağız.

Konuya geçmeden toplantılarla ilgili herkesin aşina olduğu birkaç cümleyi hatırlayalım:
“Zamanımın yarısı toplantılarla geçiyor.”

“Bir toplantıdan bir başka toplantıya koşturuyorum.”

“Toplanmaktan iş yapmaya vakit kalmıyor.”

İş hayatında çok önemli bir yer işgal eden, toplantıların verimsiz yönetilmesinin ve sonuçlanmasının ne kadar büyük bir kayıp olacağını tahmin etmek hiç zor değil.

Bir toplantı gerçekleşti ve kararlar alındı. Bundan sonra yaşanabilecek ana sorunlar:

1) Kararların kayıt altına alınmaması: Bazı toplantılarda kimin not tutacağı belirlenmemiş olabilir. Genellikle rutin olmayan ve/veya tek seferlik toplantılarda rastlanan bir durumdur. Toplantıda görüşülen konuların ve alınan kararların, toplantı biter bitmez unutulmaya başladığından emin olabilirsiniz. Toplantı notları bireysel ajandalarda tutulur ve tabii ki paylaşımı yapılmaz. Bu yüzden belirli değilse, toplantı başında kimin not tutacağı belirlenmelidir.

2) Toplantı kayıtlarının muğlak ifadelerle oluşturulması: Kararların kayıt altına alınmaması kadar, muğlak ifadelerle kaydedilmesi de sorundur. Kararların somut ifadelerle kayıt altına alınması gereklidir. Ne yapılacağı, kimin yapacağı, ne zaman yapılacağı net olmalıdır, herkes tarafından anlaşılmalıdır. Bir örnekle izah edelim.

Muğlak bir not: “Satışların artırılması için promosyon yapılmasına karar verilmiştir. Sorumlu: Satış ekibi. Hedef Tarih: Nisan 2018”

Olması gereken not: “Klima satışlarının önceki yıla göre %10 düştüğü ifade edildi. Mart ayında tüm bayilere dönük hediye promosyonu yapılacaktır. Satışların önceki yıl seviyesine ulaştırılması sağlanacaktır. Sorumlu: Ahmet Yılmaz, Satış Müdürü. Tamamlanma tarihi: 30.04.2018”

3) Alınan kararların takip edilmemesi: İş yoğunluğu, toplantıların çokluğu, yeni gündemler vs. nedenlerle alınan kararlar uygulanmayabilir ve bu durumu hiç kimse fark etmeyebilir. Bu yüzden alınan kararların periyodik olarak aksiyonerlere hatırlatılması, her toplantının ilk gündem maddesinin, “Bir önceki toplantı notunun gözden geçirilmesi” olması ve mümkünse kurumda bir kişinin, örneğin genel müdür sekreterinin, aksiyonerlerle iletişim kurup, kararların tamamlanma durumu ve oranı gibi değerlendirmeler yapıp ilgililerle paylaşması, kararların uygulanmasında ciddi katkı sağlayacaktır.

Toplantılar iş hayatının ayrılmaz bir parçası olmaya devam edecektir, kurumlar için görünmez ve hesaplanmayan bir maliyet unsurudur. Sıkça gerçekleştiği için ve bazı toplantıların katılımcıları arasında üst düzey yöneticiler de yer aldığı için bu maliyet çok yüksektir. O halde bu sürecin etkin tamamlanması ve takip edilmesi tüm kurumlar için öncelikli bir konu olmalıdır.

Güncel gelişmelerden anında haberdar olun!
dunya.com'a girmeden de haberleri takip edebilirsiniz.