Uluslararası şirketlerin diyet programı; Ortak Hizmet Merkezleri
Ece YAVUZ
Dinamikleri çok hızlı değişen bir dünyada yaşıyoruz. Bugün dünya ekonomisi, farklı coğrafyalarda faaliyet gösteren, cirosu küçük ülkelerin bütçelerinden büyük, çalışan sayısı milyonları bulan dev uluslararası şirketlerin hâkimiyetinde. Para ve sermaye hareketleri, bilgi ve insan gücü çoktan ülke sınırlarını aşarak küresel hale geldi. Bir diğer sınır tanımayan gerçeklik de ‘Teknoloji’. Teknoloji alışık olduğumuz dünya düzenini ve iş yapış şekillerini o kadar kökten etkiliyor ki her alanda değişimi kaçınılmaz kılıyor.
Yaşadığımız küresel teknoloji çağına bir de düşen kar marjları ve giderek azalan kaynakların getirdiği yüksek rekabet ve verimlilik baskısını da eklersek şirketler stratejik önceliklerini yeniden değerlendirdikleri ve iş süreçlerini yapılandırdıkları hızlı ve köklü bir değişimin içindeler. İşte bu değişimde ortaya çıkan yeni bir iş modeli de ‘Ortak Hizmet Merkezleri’. Birçok şirket fonksiyonuna uyarlanabilecek ‘Ortak Hizmet Merkezleri’ küresel arenada muhasebe süreçlerini hâkimiyeti altına çoktan aldı ve görünen o ki bir süre daha hâkimiyetini sürdürmeye devam edecek. Gelin hep birlikte Ortak Hizmet Merkezlerinin yolculuğuna bir göz atalım.
Kontrollü ve ekonomik bir formül
Uluslararası şirketler hızla büyüyüp devleşmeye başlayınca hem merkezi yönetimin kontrolünü arttıran hem de şirketin ölçek ekonomisinden faydalanmasını sağlayan ‘Ortak Hizmet Merkezi’ formülü bulundu. Zaten finansal dönüşümün bir parçası olarak tüm muhasebe süreçleri tek bir kurumsal kaynak planlama yani ERP sistemlerine taşınmaya başlamıştı, bunu desteleyecek şekilde ‘Ortak Hizmet Merkezi’ formülüyle birlikte şirketler dalga dalga çeşitli ülkelerdeki bağımsız muhasebe süreçlerini de merkezi bir lokasyona toplamaya başladı.
Büyük başarı sağlaması ve şirketlerin maliyetini büyük ölçüde düşürmesi beklenen Ortak Hizmet Merkezleri ilk etapta bocaladı ve yanlış uygulamalar sebebiyle çok eleştirildi. İlk nesil Ortak Hizmet Merkezleri maliyet odaklı yaklaşımlarıyla, yeterli deneyime sahip olmayan ekiplerle ve sorumlulukları altındaki ülkelerdeki yerel uygulamaları göz ardı ederek hizmet vermişlerdi. Hatalarından öğrenen Ortak Hizmet Merkezleri değişmeye başladı. Küresel ajandada ön plana çıkan şeffaflaşma, artan küresel raporlama yükümlülükleri ve ülkelerde artan yerel uyumluluk ve vergi yaptırımlarının etkisiyle Ortak Hizmet Merkezleri’nin öncelikleri, şirket içerisinde üstlendikleri rol ve konumları değişti. Bugün Ortak Hizmet Merkezleri’ne baktığımızda ‘Teknoloji’nin başrolü oynadığı çok daha farklı bir tablo görüyoruz. Bir tarafta muhasebe kaydı gibi işlem ağırlıklı muhasebe işleri dijital işgücüne devredilirken deneyimli ve eğitimli işgücüyle daha değer katıcı hizmetler sunuluyor. Günümüz Ortak Hizmet Merkezleri tek fonksiyonlu değil çok fonksiyonlu; sadece muhasebe değil finansal raporlama, nakit yönetimi, şirket içi danışmanlık gibi daha uzmanlık gerektiren fonksiyonlar da merkezileştiriliyor. Dış kaynak kullanımı da yaygın olarak tercih edilen bir çalışma şekli, yani Ortak Hizmet Merkezi’nde var olmayan uzmanlıklar danışmanlık firmalarıyla destekleniyor. Lokasyon seçiminde ön planda olan ‘ucuz işgücü’ çoktan yerini merkeze ve yönetime yakınlık, kaliteli işgücüne erişim, teknolojik altyapı gibi faktörlere bıraktı. Gün geçtikçe ilk nesil örneklerinden çok daha kaliteli hizmet sunan, teknolojiyi kullanan, standart süreçlerle ilerleyen olgunlaşmış Ortak Hizmet Merkezleri görüyoruz. Tabii ki tartışma ve eleştiriler devam ediyor, örneğin insan gücünün dijital işgücüyle yer değiştirmesi sonucunda artacağı düşünülen işsizlik gibi.
Şirketler için yeni bir yaşam stili
Diyet programı olarak hayata geçirilen Ortak Hizmet Merkezleri bir yaşam stiline dönüştü demek yanlış olmaz. Bir sonraki aşamada daha da bağımsızlaşarak şirketlerin tüm operasyonel süreçlerini yöneten, kar merkezli çalışan, kendi teknolojisini geliştiren ve uyarlayan, iç süreçleri ve kurumsal yönetimiyle adeta ‘şirketleşen’ Merkezler görmeye başlayabiliriz.
Türkiye özelinde Ortak Hizmet Merkezleri’nin gelişimini incelediğimizde; uluslararası şirketler, Türkiye’deki muhasebe ve vergi uygulamalarının Avrupa ve Amerika uygulamasından farklı olması sebebiyle Türkiye’deki birimlerini Ortak Hizmet Merkezi’ne dahil etmek konusunda ilk başta temkinli davransa da merkez ekiplerin artan deneyimi, ilerleyen teknoloji ve son dönemlerde Türk Gelir İdaresi tarafından gönüllü uyumluluğu arttırmak yönünde yapılan değişikliklerle birlikte bugün Türkiye’yi Ortak Hizmet Merkezi’nin bir parçası yapmak daha kolay. Kaldı ki herhangi bir ülkeyi merkezi yapılanma dışında bırakmak şirket yönetimleri için kontrol edilemeyen riskler ve maliyetler barındırıyor. Uluslararası yatırımı olan Türk şirketlerini incelediğimizde, Ortak Hizmet Merkezi uygulamasına daha çekimser yaklaştıklarını söyleyebiliriz. Ancak ‘geleneksel bakış açısı’ yavaş yavaş yerini yeni dönüşümlere bırakıyor, yani bazı Türk şirketler kontrollü büyüme ve merkezileşme çalışmalarına başladı. Bugün merkezileşme yönünde planlama yapan Türk şirketleri büyük bir şansa sahip; hem teknoloji firmaları, hem de danışman firmalar oldukça deneyimli, ayrıca Ortak Hizmet Merkezi tecrübesine sahip insan gücüne ulaşmak 10-15 sene öncesine kıyasla daha kolay. Tabi ki geç kalmamak şartıyla…