20 °C
Hakan OKAY
Hakan OKAY Helikopter Bakışı hakanokay@hakanokay.com

Senaryolarla çalışmak

Geçen yazımda işletmeler için “Proaktif Kriz Yönetimi” konusuna başlamıştım ve bu yazımla birlikte bundan sonraki birkaç yazımda neler yapılması gerektiği ile ilgili düşüncelerimi kaleme alacağım.

Günümüzde yaşadığımız zorlaşan ekonomik, pazar ve rekabet koşulları, müşterilerin yeni beklentileri ve değişen tüketici profili, işletmelerin ve markaların, gelecek dönemlerdeki planlarını yapmakta zorlanmalarına neden olmaktadır.

İşin akışını tesadüflere veya çeşitli riske açık bırakmak, işletmelerin geleceğini tehlikeye atar, bu nedenle mutlaka gelecek dönemlerle ilgili planlamalar ve buna bağlı olarak bütçeler yapılmalıdır.

Son yıllarda, her ne kadar PESTLE (*) analizi ve türevleri gibi bir takım analizler yapılsa bile, bazı krizlerin oluşmasını önceden tahmin etmek imkansızdır, çünkü bazı siyasi krizler, bir anda ekonomik krize dönüşmektedir. Günümüzde ise yalnız bizim değil, neredeyse onlarca ülkenin yaşadığı tam da bu durumdur.

Krizlerin gelişini öngörmek mümkün olmasa da, işletmelerin –hatta bireylerin- buna hazır olabilmeleri için bazı tahminler ve planlar yapmaları gerekmektedir.

Oluşan bir kriz sadece ekonomik nedenlere de bağlı olmayabilir. Geçen haftaki yazımdan bir iki cümleyi aynen buraya taşıyarak, konuya daha geniş bir perspektiften bakılması gerektiğini ifade etmek isterim. Rakip bir kuruluşun pazardaki etkin bir hamlesi veya pazardan çekilmesi, yeni bir rakibin gelmesi, kanun koyucunun yeni regülasyonlar koyması, yeni vergi veya kotaların yürürlüğe girmesi, üretilen mal veya hizmetin ikamesinin çıkması veya yepyeni bir ürünün pazara verilmesi ile yaşanan pazar payı kayıpları da kriz olarak değerlendirilmelidir. Tedarik zincirinde bir tedarikçinin kaybı veya iflası, ülke genelinde yaşanan grev veya lokavt kararları, lojistikte veya bankacılık sisteminde oluşan aksilikler de krizlere neden olabilir. Ayrıca işletmelerin veya markaların, iletişim, reklam veya hizmetlerinde yaşanan bazı olumsuzluklar da krize dönüşebilmektedir.

Peki, krizleri öngörmek zor ise, işletmeyi krizlere nasıl hazır tutacağız? Kriz oluşmadan nasıl proaktif davranacağız? Planlarımızı nasıl yapacağız? İşte bu soruların cevabı “Senaryolarla Çalışmak Prensibi”ndedir. Yani daha krizler ve olumsuzluklar oluşmadan önce, sanki kriz ortamı varmış gibi, yapılacak işlerin listelenmesi, görev tanımların kriz ortamına göre yapılması, iş akışlarının yeni duruma göre belirlenmesi ve KPI’ların (**) yeniden belirlenmesi.

Tam da bu dönemde (Yılın son çeyreğinde), yani eylül ayından itibaren başta büyük işletmeler olmak üzere, KOBİ’ler de, bir sonraki yılın bütçe çalışmalarına başlarlar. Mevcut yılın üretim, satış, stok, cari hesaplar, varlıklar ve kârlılıkta nasıl kapatılacağı, buna bağlı olarak da gelecek yıl bütçeleri planlanır. Bilineceği gibi, plan yapmadan finansı organize etmek, tedarik, üretim, pazarlama, satış, insan kaynağı yönetimi, lojistik, satış destek hizmetleri ve hatta kurumsal itibar yönetimini yapmak mümkün değildir.

İşletmeler, ilk başta satış hedefleri olmak üzere, bütçelerini oluştururken üç senaryo üzerinde çalışmalı ve bu üç senaryoya göre hazırlık yapmalıdırlar.

a. Olası Senaryo
b. Kötümser Senaryo
c. İyimser Senaryo

Biraz açalım

a. Olası Senaryoda; Tüm pazar koşulları aynı bu yıl gibi devam edecektir. Dolayısı ile tüm planlama, mevcut durum fiyatlarda yıllık TEFE – TÜFE ortalamaları kadar veya döviz kurlarındaki değişimler (Bunu bu önümüzdeki yıl için bugünlerde tahmin etmek neredeyse imkansız) kadar artışlar yapılmalı, müşterilerin performansları aynen devam edecektir. Buna göre tedarikçilere ön siparişler geçilmeli, sevkiyat planlamaları yapılmalı, kurumsal müşterilerle yeni yılda planlanan satışlar ya da iş planları konuşulmalı, tüm kaynaklar (Para, insan, araç, makine, teçhizat, dış kaynaklar) planlanmalı ve takvime bağlanmalıdır. Yeri gelmişken bir dip not düşelim: Plan yapmak demek, kesin sipariş veya kesin alım anlamına gelmemektedir. Aşağıda aktaracağım diğer senaryolar oluştuğunda, planlar revize edilebilir. %100 doğru olmasa bile, bir plan yapmak, plansız çalışmaktan çok daha iyidir.

b. Kötümser Senaryoda; Ülkenin veya pazarın içinde bulunduğu durum kötüleşir, enflasyon, develasyon, döviz kurları artar, alımlar düşer, tedarikçiler yarı mamul gönderemez, maliyetler artar veya bir çok olumsuzluktan dolayı üretim, satış ve pazarlama faaliyetleri aksar. Bu durumda neler yapılması gerektiği ile ilgili bir “Yapılacak işler listesi” oluşturmak, görevlendirmeleri yapmak gerekmektedir. Yani, bir anlamda “Acil durum planı” diyebiliriz. Üretimi düşürmek, hatta ara vermek, çalışanlara önce yıllık izinlerini kullandırmak, ardından ücretsiz izin vermek, yeni yatırımları durdurmak, atıl yatırımları nakde çevirmek…vs. gibi çok bilinen uygulamalar yapılmaktadır. Buralara kadar gelmemek için önceden yapılan planlama ile kademeli olarak ağırlaşan şartlarla mücadele edilmelidir. Daha önce belitmiş olduğum gibi, krizin ağırlaşması sadece ülkenin ekonomik durumu ile ilintili de olmayabilir. Pazara yeni giren bir rakip, ürün veya marka, pazar payını elde etmiş olabilir.

c. İyimser Senaryoda ise; ülkenin ya da pazar bugünkü şartlardan daha iyi bir hale gelirse, (Günümüze uyarlarsak, kriz geçmiş olabilir), büyük bir rakip pazardan çekilirse veya satışların bir anda normalin üzerinde artacağı bir ortam oluşursa, meydana gelecek bir durumdur. Bu duruma da hazırlıklı olmak gerekir; hemen üretim kapasitesi ve depolama nasıl büyütülecek, dış kaynak kullanımı (Outsource) ve lojistik nasıl gerçekleştirilecek, üretimde kalite kontrol nasıl sağlanacak, (Üretim artınca kaliteyi kontrol etmek zorlaşabilir), satış ve pazarlama departmanları nasıl çalışacak… gibi soruların cevapları da hazır olmalı. Eğer iyimser senaryoda, talep artar ve talebe karşılık verilemez ise, yeni rakiplerin pazara girmesi kaçınılmaz olur.

Bu üç senaryo sürekli gözden geçirilmeli ve bir sonraki değişim için işletmeler ve bireyler her zaman hazır olmalıdır. Keza değişimler karşısında stratejik kararların da isabetli verilebilmesi için bu çalışmalara gereksinim vardır.

Gelecek yazımda “Proaktif Kriz Yönetimi” için önemli yaklaşımlar olan SWOT ve TOWS analizlerinden söz edeceğim.

Açıklamalar:

(*) PESTLE Analizi, makro çevre analizi için İngilizce politik (political), ekonomik (economic), sosyolojik (sociological), teknolojik (technological), yasal (legal), çevresel (environmental) kelimelerinin baş harflerinden oluşan temel bir yaklaşımdır.

(**) KPI, Key Performance Indicator (Anahtar Performans Göstergesi) sözcüklerinin baş harflerinden oluşmuş bir kısaltmadır. En basit anlatımı ile her bölüm veya çalışan için ulaşılması arzulanan hedef ve sonucun ölçülmesidir.

Güncel gelişmelerden anında haberdar olun!
dunya.com'a girmeden de haberleri takip edebilirsiniz.