Sahi nedir bu kurumsallaşma?
Pek çok patronun ve tepe yöneticinin en önemli yakınması budur; “beni günlük işlerin içine çekiyorlar, önemli işlere vakit bulamıyorum!”. Geçen yazımda, işin içinde değil, başında kalmaktan bahsetmiştim ve “kurumsallaşın, özgürleşin” demiştim.
Kurumsallaşma gerçekten özgürleştirir mi?
Doğru kurumsallaşma evet! Hatalı kurumsallaşma ise özgürlüğü sağlamaz, aksine işleri daha işinden çıkılmaz hale getirir. Peki doğru kurumsallaşma nedir? Doğru kurumsallaşma işlere bir sistematik getirmektir. Sistemli çalışmaktır. Hedefli çalışmaktır.
İşleri, görevleri, süreçleri müşteriye maksimum değer katacak şekilde en detay seviyede tanımlayıp, prosedürler oluşturup, bunları da güncel tutarak, yönetmektir. Bir diğer ifade ile işinizi müşteri gözüyle tanımlayıp, iyileştirip, mümkün olduğu kadar dijital hale getirip, sistemsel hale getirmektir. Bunu yaparsanız ne olur? Şirketinizde görev, rol ve sorumluluklar netleşir, ortada kalan iş kalmaz. Süreçleriniz tanımlanır, iyileştirilir, dijital hale getirilir. Bu sayede verimlilik sağlar, hile ve suistimalleri önler, müşterinize daha hızlı ulaşır, rakiplerinize rekabet avantajı sağlarsınız.
Çalışanlarınız ve tedarikçileriniz de bu kurumsallıktan emin olun memnun olurlar. Böyle bir şirkette patron ve tepe yönetim operasyonel işlere girmez. Geleceği kurgular. Stratejik analizler yapar, strateji geliştirir, yatırımları planlar, bütçeyi takip eder, stratejik riskleri yönetir. O zaman gidilen istikamet doğru olur. Ülkemiz yanlış yöne doğru hızla giden şirketler ile dolu. Başlıca sebebi bu.
Dört sisteme ihtiyaç duyuluyor
Kurumsallaşma eşittir sistem demiştim. Peki hangi sistemler? İlk ihtiyaç duyulan sistem iç kontrol sistemidir. Yukarıda bahsettiğim tüm görev, süreç, yetki, prosedür, işleyiş, iletişim, dijitalleşme işleri iç kontrolle başlar. İç kontrol demek, bir şeyleri kontrol etmek demek değildir, işleri kontrol altına almak demektir. Riskleri yönetmek demektir. İkinci sistem, stratejik yönetim. Strateji geliştirme işi hem bilim hem sanattır ama muhakkak bir sistemi olmalıdır. Stratejik analizler yapma, orta ve uzun vadeyi öngörme, stratejik hedefler belirleme, bu hedeflere ulaşmak için stratejiler geliştirme ve performansı izleme.
Üçüncü sistem süreç yönetimi. Stratejik amaç ve hedeflerinizi ve stratejilerinizi süreçleriniz ve projeleriniz ile eşleştirmeniz gerek. Şirketi departmanlar ile değil, süreçlerle yönetirseniz hız, verimlilik, etkinlik kazanırsınız. Dördüncü sistem, performans yönetimi. Stratejileri belirleyip süreçlere bağladınız, süreçlerde iç kontrol oluşturdunuz, şimdi tüm bu sistemlere performans yönetimini bağlayın. Kurumsal, süreç ve birey performansını ölçüp, değerlendirin. Ödüllendirme yapın.
Karmaşık bir iş değil
İşte kurumsallaşma karmaşık bir iş değil. Bu dört sistem yani stratejik yönetim, süreç yönetimi, iç kontrol ve performans yönetimi sizin kurumsallaşmanız için fazlasıyla yeterlidir. Bu dört sistem doğru kurgulanıp, birbirleri ile entegre edildiğinde patron operasyonel işlerden çekilebilir, çekilmesi de beklenir.
İşin içinde değil, üstünde kalabilmek lazım
İşin içinde olmak fırsatları ve riskleri yönetmenizi önler. İşin üstünde ya da başında kalmak, makro olarak şirketinize bakmanızı, sorunları, darboğazları, gelişme imkanlarını, piyasadaki fırsatları, trendleri, yatırım olanaklarını net şekilde görmenizi sağlar. O zaman patronların ve tepe yöneticilerin bu konuda atacakları ilk adım şirket içinde doğru soruları sormaktır:
-Stratejik yönetim, süreç yönetimi, iç kontrol ve performans yönetimi sistemlerimiz var mı?
-Bu sistemler olabilecek en iyi durumda mı? Etkin çalışıyor mu?
- Bu sistemler birbirleri ile entegre çalışıyor mu? İşe buradan başlayalım!