E - Arşiv uygulaması

e – Arşiv uygulaması, 433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe girmiştir. 

Bu uygulama, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.

e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

433 sıra no lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin 10- İnternet Üzerinden Mal ve Hizmet Satışında Düzenlenecek Faturalar bölümünde,  “İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1/1/2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır. Kapsama giren mükelleflerin belirlenen tarihten önce e-fatura ve e-arşiv başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları gerekmektedir.” ifadeleri bulunmaktadır. 

Elektronik Defter ve Elektronik Fatura Kullanma Zorunluluğu Getirilen Mükellefler 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ilave olarak 20.06.2015 tarih ve 29392 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 454 sıra nolu Vergi Usu Kanunu Genel Tebliği ile aşağıda sayılan mükelleflere elektronik defter tutma ve e-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. 

a. 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler. 

b. 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)'ndan lisans alan mükellefler. Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir. 

c. Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler. (a) bendindeki şartı, 2014 hesap döneminde sağlayan mükellefler 1/1/2016 tarihinden itibaren, 2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren, (b) ve (c) bentlerinde sayılanlardan bu Tebliğin yayım tarihinden önce lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 1/1/2016 tarihinden itibaren, bu Tebliğin yayım tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise, lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır. Bununla birlikte, lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde isteyen mükellefler bir sonraki hesap döneminin başından itibaren elektronik defter tutabilecekler ve e-Fatura uygulamasına geçebileceklerdir.  

e-Arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen mükellefler, yararlanmak istedikleri yönteme göre başvuru yapacaklardır. 

1. Özel Entegrasyon Yöntemi 

Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan  e-Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e-Arşiv uygulaması için özel entegrasyon izni alan kurumlar www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır. 

e-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır. 

2. e-Arşiv Uygulamasını Bilgi İşlem Sistemini Entegre Ederek Kullanma

Bu yöntem, kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 işletebilen, yeterli yazılım ve teknik donanım alt yapısına sahip mükelleflerin, e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanabilmeleri için geliştirilmiştir. e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanmak isteyen mükellefler, “Gelir İdaresi Başkanlığı, İlkadım Caddesi Dikmen/ANKARA” adresine posta yoluyla başvuracaklardır. 

e-Arşiv Uygulamasının kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanılmak istendiğini belirten ve temsile yetkili kişi tarafından imzalanan dilekçe (e-Fatura Uygulamasına elektronik ortamda başvuran mükellefler ile posta yoluyla başvuran mükelleflerden şirket imza yetkilisi değişen mükellefler, ayrıca imza yetkilisine ait imza sirkülerinin aslı ya da noter onaylı suretini de dilekçelerine eklemek zorundadırlar.), 

BİS (Bilgi İşlem Sistem) Raporu, (Söz konusu raporda; e-arşiv uygulaması kapsamında fatura ve rapor oluşturma, imzalama/onaylama, zaman damgası kullanma ve iletim/aktarım süreçlerinin ayrıntılı olarak açıklanması gerekmektedir.) 

TS ISO IEC 27001 veya ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi, 

ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı Belgesi, 

TS ISO IEC 20000 veya ISO 20000 Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi Belgesi,