Yetkilendirilmiş Yükümlü Soru Formu doldurma ilkeleri belirlendi

Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifakası almanın dış ticaret şirketlerine sağlayacağı avantajları defalarca belirtmiştim. Koşulları ve ibraz etmeleri gereken belgeleri ve geçirilecek aşamaları da açıklamıştım.

Kuşkusuz, ilk etapta şirketlerde bir tespit yapmak geriyor. Koşullar uygunsa önemli aşamalardan biri olan soru formunun deneyimli kişilerce ekip olarak doldurulması gerekiyor.

Soru formunun doldurulması için ilk adım olarak da ilkelerin bilinmesi gerekiyor.

Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğünce revize edilip yayımlanan bu ilkeler şöyle sıralanıyor;

Şirket işlem süreçlerinin yazılı usul belgelerine dayanması ve bunların üst düzey bir yönetici tarafından imzalanmalıdır.

Sözleşmelerin nasıl yapılacağına, içeriğine, şartlarına, imza yetkililerine dair yazılı usul belgesi cevaplara eklenmelidir.

Yazılı usul belgesi olarak örnek belgeler (kontrol formu, eğitim katılım formu, beyanname örneği, takip listesi, arşiv listesi, ziyaretçi broşürü vb.) verilmemelidir. Bunlar uygulamanın gerçekleştiğine dair belgeler olup yerinde inceleme aşamasında ibraz edilmelidir.

Üçüncü kişilerin bilmesi elzem olmayan, gizli mahiyette bilgiler içeren belgeler (güvenlik planı, kamera planı, ürün reçetesi, acil durum eylem planı, risk analizi raporu vb.) soru formuna eklenmemelidir.

Soru formuna eklenecek belgeler bölüm bazında sınıflandırılmalıdır.

Eğitim içerikli sorulara ilişkin yazılı usul belgelerinde eğitimin konusu, sıklığı, süresi, eğitime dahil olacak departmanlar gibi bilgiler yer almalıdır.

Hangi kayıtların tutulduğu ve kayıtların nasıl tutulduğu detaylı belirlenmelidir.

Formda, Yönetim ofisi, Gümrük işlemlerine konu eşyanın konu olduğu muhasebe ve arşiv ofisleri, Bilgiişlem ofisi, Üretim tesisi (İthal girdi kullanılmadan üretilen ve sadece yurt içi satışa konu olacak eşyanın üretildiği tesisler hariç), İhraç edilecek eşyanın depolandığı, elleçlendiği depo/tesis, eşyanın ithal işlemleri gümrük idaresinde tamamlandıktan sonra getirilerek konulduğu depo/tesis, Firmaya ait antrepo belirtilmelidir.

İhracat eşyası, başka bir firmanın tesisinden doğrudan gümrük idaresine gönderiliyorsa, İthalat eşyası, gümrük idaresinden doğrudan başka bir firmanın tesisine getiriliyorsa, gerekli işaretlemeler yapılmalıdır.

Anlaşılan odur ki; YYS almak titiz bir çalışmayı gerektiriyor. Meşakkatli süreci sorunsuz geçebilmek için uzman/deneyimli kişilerden danışmanlık hizmeti almak gerekiyor. Kuşkusuz soru formunun doğru doldurulması yetmiyor. Müfettişlerin yerinde incelemeleri safhasından da başarıyla geçmek gerekiyor.

Bu konuda yardım talebinde bulunanlar benimle de iletişime geçebilirler.