Raporun UN Global Compact sitesine yüklenmesi

BMN Küresel İlkeler Sözleşmesi’ne imza atalı tam bir yıl olmuştu. 1 Nisan Cumartesi günüydü. Ne yazık ki son güne kalmıştık ve raporun siteye yüklenme işini Pazarlama Direktörümüz Barlas Hünalp üstlenmişti. Bu işin sadece bir düğmeye basmaktan ibaret olduğunu düşünmüştük. Akşam için arkadaşlarla bir araya gelerek tiyatroya bilet almıştık. Saat 8 gibi yemek yerken, Barlas aradı: “İzel Bey raporu yükleyebilmek için bazı teknik soruları cevaplamamız gerekiyormuş. Birçoğunu cevapladım ama sanırım sizin de bakmanızı gerektirecek birtakım sorular var” dedi. Dışarıdaydım. Hemen telefondan ilgili web sitesine girip sorulara bakmaya başladım. 3-5 soru vardır diye düşünürken sayfalarca, kriter ve bunların önceliklerine yönelik sorular ile karşılaşınca büyük bir şaşkınlık yaşadım. İçinde kurumsal yönetim, insan hakları, çalışan hakları, çevre, yolsuzluğun önlenmesi, yardımseverlik, kadının güçlendirilmesi ve CEO’nun taahhütleri gibi unsurların yer aldığı ve bu konuların ileriye dönük stratejik bakış açısından, kontrol mekanizmalarına, şirketin mevcut politikalarından, örnek uygulamalara kadar geniş bir açıyla irdelendiği bu bölümü Barlas’ın tamamlaması mümkün değildi. Hemen yemek ve tiyatroyu iptal ettim. Daha önce önümüze sunulan fırsatta belirtildiği gibi raporu 1-2 gün sonra da yükleyebilirdik. Ancak bu kadar uğraştıktan sonra, almış olduğumuz kararın arkasında durmak ve şirket olarak bir deadline belirlediysek ona uymak gerektiğinden bu ihtimali değerlendirmek istemedik. Barlas’ı arayarak evine gelip gelemeyeceğimi sordum. Ayrıca Prof. Dr. Güler Aras’ı da arayıp müsait olup olmadığını öğrendim. 30 dk içinde sorular karşımızda ve hepimiz onlinedık. Hem Barlas’ın cevapladığı hem de diğer sorular üzerinden teker teker geçtik. Soruların tamamını cevaplamayı ancak 2 saat kadar kafa kafaya verip uğraştıktan sonra bitirebildik. Bu bölümü kesinlikle son dakikaya bırakmamanızı, hatta rapor yazılırken dahi bu soruların elinizin altında olmasını tavsiye ediyorum. Eğer konuya hakim olmasaydım ve Güler Aras’ın o akşamki desteğini alamasaydım kesinlikle bu kadar kısa süre içinde cevapları hazırlayamazdık. Soruları tamamlayıp raporu sisteme yüklediğimizde saat akşam 11’e gelmek üzereydi. Kendimize vermiş olduğumuz sözü tutmanın ve raporumuzu sonunda bitirmiş olmanın keyfini yaşıyorduk. Ama stres ve yorgunluktan o akşam pek de bir kutlama yapamadık.

Raporun iletişim altyapısının hazırlanması

Aklımızda raporun iletişimi ile ilgili birçok adım vardı. Ancak raporun hazırlanması sırasındaki yoğunluktan istediğimiz gibi bir planlama yapmaya vakit bulamamıştık. Bu yüzden de raporun yayınlanmasını takip eden ilk toplantıda iletişim planının hazırlanmasına ağırlık verdik. Burada marka algısı büyük bir önem taşıyordu. Bu noktada dışarıdan bir göze ve aynı zamanda da bir danışmanlığa ihtiyacımız olduğunu hissettik. Raporumuzu okuyan danışmanlar bir yandan bizi paydaşımız olan rakiplerimizle karşılaştırıp pazardaki mevcut algımızı irdelerken bir yandan da rapor iletişiminin nasıl yapılabileceğine yönelik önerilerde bulundular. Buradaki en önemli konu raporun içerik olarak çalışanlarımıza çok iyi anlatılmasıydı. Çünkü raporun dış iletişimi sadece yönetimden birkaç kişinin, pazarlama departmanı ya da sürdürülebilirlik ekibinin değil tüm çalışanların yapması gereken bir işti. Raporun amacının anlaşılmadan, içeriğinin özümsenmeden bu iletişimin istediğimiz şekilde yapılmasının mümkün olmadığını biliyorduk. Bu yüzden ilk etapta raporun basılı hali bitmeden herhangi bir adım atmamayı, raporun tamamlanması ile birlikte ise:

1- Şirket içinde tüm ofislerimizi kapsayacak şekilde, raporumuzun içeriğinin yanı sıra, genel olarak sürdürülebilir kalkınma kavramının da anlatıldığı seminerler düzenlemek

2- Sosyal medya hesaplarımızdan raporun içeriği ile ilgili paylaşımlarda bulunmak

3- Raporun Türkçe ve İngilizce baskılarını konu ile ilgili olan paydaşlarımıza bizzat CEO imzası ile göndermek

4- Hem içeriğinin doyurucu olması hem de daha fazla kâğıt israfını engellemek amacıyla bundan sonra sürdürülebilirlik raporumuzu Mazars Denge’nin anlamlı bir tanıtım kitapçığı olarak kullanmak

5- Her hafta farklı departmanlardan çalışanlarımızın katılımıyla gerçekleştirdiğimiz CEO kahvaltılarında rapor içeriği hakkında bilgi vermek adımlarını atma kararı aldık.