Toplantı çok, karar yok

Geçtiğimiz günlerde ulusla­rarası bir araştırmayı ince­lerken dikkatimi çeken bir veri oldu. Çalışanların önemli bir bö­lümü artık toplantıları “iş yapma­yı engelleyen faaliyetler” arasın­da görüyor. İlk bakışta abartılı gi­bi geliyor.

Ancak özellikle büyük şirketlerde çalışanlarla konuştu­ğunuzda benzer bir cümleyi sık duymaya başlıyorsunuz: “Bütün gün toplantıdayız ama asıl işi ak­şam yapıyoruz.” Aslında modern şirketlerin en görünmez verimli­lik kaybı tam da burada başlıyor. Çünkü artık birçok organizas­yonda toplantı, karar almak için kullanılan bir araçtan çok, karar alıyormuş hissi yaratan bir ritüe­le dönüşüyor. Takvimler doluyor, ekranlar açılıyor, sunumlar yapılı­yor ama toplantıdan çıkan somut karar sayısı aynı hızda artmıyor.

Atlassian tarafından yayımlanan son araştırmalara göre çalışanla­rın yaklaşık yüzde 59’u toplantı­ları verimsiz buluyor. Yüzde 64’ü ise daha az toplantıyla daha hızlı karar alınabileceğini düşünüyor. Microsoft’un Work Trend Index araştırmaları da çalışanların gün içinde sürekli bölünen dikkat ne­deniyle odaklanma kapasitesini kaybettiğini ortaya koyuyor. Bir başka ifadeyle insanlar artık ça­lışmaktan çok, çalışmayı organize etmeye zaman harcıyor.

Takvim ekonomisi

Özellikle hibrit çalışma düze­niyle birlikte şirketlerde yeni bir dönem başladı. Eskiden toplantı­lar belirli bir ihtiyaç doğrultusun­da yapılırdı. Bugün ise birçok or­ganizasyonda takvimler otoma­tik biçimde doluyor. Davet edilen kişi sayısı artıyor, toplantı süre­leri uzuyor, ancak alınan kararla­rın kalitesi aynı ölçüde yükselmi­yor.

Harvard Business Review’da yayımlanan son analizlerden biri, şirketlerin “koordinasyon kapa­sitesi” büyürken “aksiyon kapasi­tesinin” aynı ölçüde gelişmediği­ne dikkat çekiyor. Yani organizas­yonlar daha fazla konuşuyor ama daha yavaş hareket ediyor. Birçok şirkette toplantı aynı zamanda bir “risk dağıtma mekanizması” işle­vi görüyor. Kararın tek bir kişi ta­rafından alınması yerine herkesin sürece dahil edilmesi daha güvenli kabul ediliyor. Sonuçta sorumlu­luk dağılıyor ama hız kayboluyor.

Karar yorgunluğu

Sorun yalnızca zaman kaybı da değil. Sürekli toplantı halinde ol­mak çalışanlarda ciddi bir zihin­sel yük yaratıyor. Özellikle orta kademe yöneticiler günün büyük bölümünü toplantılarda geçirir­ken, stratejik düşünme alanını kaybediyor.

Gün içinde onlarca farklı konuya girip çıkmak, dikkat parçalanmasına yol açıyor. Araş­tırmalar, sık bölünen çalışma dü­zeninin karar kalitesini düşürdü­ğünü ve çalışanların tükenmişlik hissini artırdığını ortaya koyuyor. Sürekli çevrim içi olmak, sürekli cevap vermek ve sürekli koordi­nasyon halinde çalışmak bir nok­tadan sonra üretkenliği azaltıyor. Üstelik toplantı yoğunluğu arttık­ça organizasyon içinde başka bir sorun daha ortaya çıkıyor: Her­kes konuşuyor ama kimse gerçek­ten dinlemiyor.

Çünkü birçok ça­lışan artık toplantılarda çözüm üretmekten çok görünür olmaya çalışıyor. Özellikle çevrim içi top­lantılarda insanlar katkı vermek­ten çok “orada bulunduğunu gös­termeye” odaklanıyor. Bir başka problem de “hazırlıksız toplantı kültürü.” Birçok toplantı net bir gündem olmadan başlıyor, karar kriterleri önceden paylaşılmıyor ve toplantı sonunda kimin ne ya­pacağı belirsiz kalıyor. Bu da aynı konuların tekrar tekrar konuşul­masına neden oluyor.

Sessiz verimsizlik

Bugün birçok şirket teknoloji yatırımı yapıyor, yapay zekâ çö­zümleri geliştiriyor, süreçlerini dijitalleştiriyor. Ancak organi­zasyonel alışkanlıklar aynı hızda değişmiyor. En büyük çelişki de burada ortaya çıkıyor: Şirketler hızlanmak istiyor ama çalışma bi­çimleri yavaşlıyor. Özellikle ya­pay zekâ çağında hızlı karar alma kapasitesi rekabet avantajına dö­nüşüyor. Ancak şirket içinde her kararın uzun toplantı zincirle­rinden geçmesi, organizasyonla­rı ağırlaştırıyor. Bu nedenle artık birçok küresel şirkette “toplantı­sız gün”, “30 dakika kuralı” ya da “küçük ekip kararı” gibi uygula­malar yaygınlaşıyor. Belki de artık şirketlerin kendilerine şu soruyu sorması gerekiyor: Gerçekten ka­rar almak için mi toplantı yapı­yoruz, yoksa karar alıyormuş gibi görünmek için mi?

Ne yapmalı?

● Toplantıların süresi kadar çıktısı da ölçülmeli.

● Her toplantının sonunda net bir karar ve sorumlu kişi belirlenmeli.

● Karar alınmayacak toplantılar 30 dakikayı geçmemeli.

● Aynı konuda tekrar eden toplantılar yerine yazılı karar kültürü geliştirilmeli.

● Orta kademe yöneticilere “odak zamanı” yaratılmalı.

● Herkesin katıldığı toplantılar yerine küçük karar ekipleri oluşturulmalı.

● “Toplantıya çağırmak” yerine “yetki vermek” kültürü güçlendirilmeli.